Imagen representativa. Crédito de la imagen: Pixabay
Con la pandemia que se apodera del mundo, las organizaciones están cambiando a un modelo de trabajo desde casa y la videoconferencia es una parte integral de ese modelo de trabajo remoto desde casa. Con la ayuda de la videoconferencia, los miembros del equipo, sentados en diferentes ubicaciones, pueden interactuar entre sí en tiempo real y seguir trabajando de manera eficiente, manteniendo así la productividad requerida en el proyecto. Los siguientes consejos y trucos le ayudarán en las videoconferencias como un profesional en Equipos de Microsoft .
Mejore sus videoconferencias en equipos
- Desenfoque de fondo
No todo el mundo tiene el lujo o la comodidad de una oficina en casa. Esto significa que podría estar en cualquier rincón de su casa; cocina, dormitorio o recibidor; mientras realiza una videollamada. Por supuesto, será incómodo para los miembros de su equipo ver su cocina o dormitorio de fondo. Para cubrir esto, Microsoft Teams tiene un Función de desenfoque de fondo . La función Desenfoque de fondo, al activarse, desenfoca cada objeto en el fondo y pone el foco solo en usted. Para activar la función, todo lo que necesita hacer es hacer clic en el control deslizante de color púrpura para la misma antes de unirse a la videoconferencia. Tenga en cuenta que esta función solo funciona con objetos. Por lo tanto, si alguno de los miembros de su familia está presente en el fondo, no se ocultará.
- Verifique sus salidas de audio / video
Para evitar que el ruido de fondo afecte su videollamada, debe enchufar sus auriculares para que su voz sea más clara para los participantes. Sin embargo, en determinadas ocasiones, puede suceder que Microsoft Teams no pueda levantar correctamente los auriculares o el micrófono y seleccionar los altavoces de su computadora de forma predeterminada. Por lo tanto, antes de ingresar a la videoconferencia, asegúrese de verificar las salidas de audio / video. Simplemente toque el ícono de engranaje de Configuración en la página 'Elija su configuración de audio y video' y verifique que Microsoft Teams detecte su dispositivo de audio preferido.
- Comparta solo el programa en particular que desee durante la función Compartir pantalla
Podría estar navegando por diferentes cosas en su computadora portátil antes de iniciar la llamada de videoconferencia. Aunque no siempre es necesario, en algunos momentos, es posible que deba compartir su pantalla con los participantes. En tales casos, la mejor práctica es compartir solo un programa en particular. De esta manera, incluso si accidentalmente cambia a una pestaña diferente en su PC / computadora portátil, aparecerá en gris para los participantes, protegiendo así su privacidad.
- Usa la opción Silencio
Nadie está hablando todo el tiempo durante la videollamada. Es recomendable activar la opción Silencio cuando no esté hablando. De esta forma también podrás responder libremente, si es necesario en medio de la videoconferencia, a los miembros de tu familia o atender cualquier llamada de emergencia en tu móvil.
- Toma el consentimiento antes de grabar
En Microsoft Teams, puede grabar la videoconferencia y compartir la sesión con los miembros que, por algún motivo, no pueden asistir. Sin embargo, antes de activar la grabación de la reunión, asegúrese de anunciar lo mismo a los participantes. Además, incluso Microsoft Teams mostrará un banner que indica que esta reunión se está grabando cuando activa la opción de grabación.
- Tu aparición en el video
Asegúrese de que su apariencia esté a la altura de los estándares profesionales durante la videoconferencia. Simplemente no puede salir de su cama e inmediatamente unirse a la videollamada. No es necesario usar formales adecuados y adornar una corbata. Lo que realmente queremos decir es que no debe verse mal durante la videoconferencia. Por lo tanto, asegúrese de estar ordenado, limpio y bien arreglado antes de unirse a la videoconferencia.
- Ocúpese de algunas cosas al configurar la videoconferencia
Si usted es quien está configurando la videoconferencia, asegúrese de seleccionar un horario que se adapte bien a todos los participantes requeridos. Ahora, simplemente no puede comunicarse con todos y pedirles horarios convenientes. Lo que realmente puede hacer es programar una reunión para una hora en particular, agregar los asistentes requeridos y ver si alguien presenta una objeción a la hora. Si para un número considerable de asistentes, el tiempo no es conveniente, es mejor que reprograme la reunión para otro horario. Dependiendo de la cantidad de asistentes que presenten una objeción al horario, puede tomar la decisión de seguir adelante con el horario programado y grabar la reunión para los ausentes o reprogramar la reunión.
A continuación, asegúrese de que cuando esté configurando la reunión en Microsoft Teams, también ingrese la agenda de la reunión. Mientras configura la reunión en Teams, en la parte inferior, verá un cuadro para ingresar los detalles. Tenga en cuenta que la agenda debe mencionarse brevemente, ya que no se recomienda redactar una agenda demasiado larga. Sin embargo, si tiene muchas cosas que discutir en la reunión, en lugar de mencionarlas en el cuadro de detalles de la reunión, le recomendamos enviar un correo electrónico por separado a los invitados mencionando lo mismo.
Además, antes de la hora de reunión programada, asegúrese de probar su hardware configurar una llamada de prueba . Si es la primera vez que asiste a una reunión de equipos, es posible que deba otorgar permisos a los equipos para acceder a su cámara web y / o micrófono durante la videollamada. La mejor manera de asegurarse de que no se pierda un tiempo crucial durante la reunión es solicitar a todos que se unan al menos 10 minutos antes para que, si surgen contratiempos; se pueden clasificar de antemano.
Conclusión
Estos son algunos de los consejos que te ayudarán a tener una videoconferencia increíble en equipos. Siéntase libre de agregar más puntos a la lista anterior colocando los mismos en la sección de comentarios a continuación.
(Los periodistas de Devdiscourse no participaron en la producción de este artículo. Los hechos y opiniones que aparecen en el artículo no reflejan los puntos de vista de Everysecondcounts-themovie y Everysecondcounts-themovie no se responsabiliza por los mismos).